שיפור מיומנויות עבודת הצוות

דפנה קינן מור-חיים

על מנת להבין כיצד ניתן לשפר את מיומנויות עבודת הצוות, גם שלנו כעובדים או מחפשי עבודה וגם של העובדים שלנו, יש להבין קודם מהו בכלל צוות ומה נדרש מכל עובד כדי להיות חלק אפקטיבי בו.

צוות זה כמו משפחה?

אחת ההגדרות הממצות לעבודת צוות היא של התיאורטיקן ( Glenn Parker  (1990, שאמר ש"קבוצת אנשים איננה צוות. צוות הינו קבוצה של אנשים בעלת מידה גבוהה של תלות הדדית, המכוונת להשגת מטרה או להשלמת משימה. חברי הצוות מסכימים על מטרה ועל כך שהדרך היחידה להשגתה הנה לעבוד ביחד".

בעולם הדינמי שבו אנחנו חיים – שבו נדרשת מיומנות גבוהה גם בידע וגם בכישורים, כאשר המשימות מורכבות והדד-ליינים קצרים – עבודת הצוות חיונית כמעט בכל סוג של ארגון. משתנים רבים, אישיותיים וחיצוניים, משפיעים על מידת האפקטיביות של עבודת צוות ועל יכולתו להשיג את מטרותיו. במובן מסוים זה דומה לכישרון שלנו לחיות בקרב משפחה. זה דורש מאיתנו יכולת להקשיב לאחר, להביע את עצמנו, להתגמש, לקבל החלטות משותפות ולבצע דברים תוך שיתוף פעולה ומתוך אחריות אישית. בצוות הדבר יותר מורכב מכיוון שאין בהכרח בסיס של אהבה וקבלה שקיים ברוב המקרים במשפחות.

אם לא נדע להתנהל נכון בתוך צוות – או לנהל נכון את העובדים שלנו – לא נצליח להגיע ליעד ולהשלים את המשימה, לא משנה מה היא תהיה. ומעל לכל – כנראה שלא נהנה מהעשייה ומהסביבה היומיומית שלנו.  

עצות למועמד/עובד

לקיחת אחריות ושיתוף פעולה

עבודת צוות מתבססת תמיד על חלוקת תפקידים. יש מי שיוזם את המוצר, יש מי שאחראי על התכנון שלו, יש מי שאחראי על הפיתוח ואחר על שיווקו (יכולים כמובן להיות תפקידים רבים יותר ומספר אנשים יכולים להיות אחראים על אותו היבט). נסו לדמיין לעצמכם פעולה פשוטה יותר, כמו ארוחת ערב חגיגית. גם במשימה זו ישנה חלוקה לתפקידים (קניית המצרכים, הזמנת האורחים, הכנת המזון וסידור השולחן).

ישנם שני מכשולים עיקריים בביצוע עבודת צוות. הראשון הוא התנערות מאחריות והסתמכות על כוחה של "הקבוצה". כאילו יש איזה כוח שחזק יותר מהיחיד שייקח אחריות על התהליך. לצערנו, אין כוח כזה, ולכן כל פרט בקבוצה חייב להתייחס לחלק שלו בצורה אחראית ולוודא כי הוא מבצעו על הצד הטוב ביותר.

מכשול אחר נמצא בצד השני של אותו רצף, ונובע מהצורך לקחת אחריות רחבה מדי. כאן נמצאים האנשים שנוטים להשתלט על כל התהליך ולהתערב בביצוע משימה השייכת לבעל תפקיד אחר. חשוב מאוד להיות רגיש לתפקיד של האחר, לא להשתלט על מקומו ולפרגן על הצלחותיו. ניתן כמובן להעיר הערות או לתת הצעות ייעול גם לחלק של המשימה שאינו בשליטתנו, אך חשוב לדעת איך לעשות זאת (ועל זה בסעיף הבא).

תקשורת והקשבה

הנאמר להלן נכון כמעט לכל היבט בעולם העבודה; הכל מתבסס על תקשורת. אנשים בוחרים אם להתקרב אלינו או לא בהתאם לתקשורת שלנו, עימותים ואי הבנות נובעים מבעיות בתקשורת ומכשולים בהם נתקלים במהלך ביצוע משימה נובעים מקצרים בתקשורת (לא רק, כמובן). אז איך משפרים תקשורת? זה כמובן לא משהו שניתן לעשות בפוסט. אני רק יכולה להפנות את תשומת לבכם לחשיבות הגדולה שבדבר ולעורר את המודעות לכך.

הרעיון הבסיסי הוא להקשיב ולהביע. מצד אחד, לכבד את האחר, להיות מודע לצרכים שלו (שבדרך כלל זהים לשלנו), לזכור שתמיד יש שני צדדים למטבע. להקשיב למה שאומרים לנו מבלי לחשוב מיד על תגובה ומבלי להפוך את השיחה לוויכוח ולמאבק על מי צודק. כל זה, לא על חשבון ביטול הצרכים והדעות שלנו, להפך.

ככל שנשמור יותר בבטן כך יש יותר סיכוי שנתפוצץ. חשוב מאוד להיות מודע לרצונות שלנו, להבין איפה פגעו בנו ולאן אנחנו שואפים להגיע – ולהגיד את זה לשני. כמובן שהאמירה צריכה להיות מותאמת לסיטואציה ולמערכת היחסים עם האדם שעומד מולנו. לא נתבטא באותה צורה למנכ"ל החברה כמו לאדם שיושב כיסא לידנו כבר שלוש שנים. אבל כן חשוב ללמוד ולהגיד את הדברים בצורה אסרטיבית, באופן שאינו תוקף ואינו מתנצל. אלא באופן שמדווח על הצרכים שלנו ועל הדרך שבה אנחנו חושבים שיש להתנהל. כדאי לנסות ולנטרל כעסים או פחדים שהבאנו מבית, או לפחות להיות מודעים להם. 

בכל תקשורת שלנו עם חברי הצוות חשוב לזכור כי אלה מערכות יחסים ארוכות שישפיעו מאוד על ההרגשה שלכם במקום העבודה, מעבר להצלחת המשימה. אלה אנשים שאתם רואים כל יום ותלויים בהם גם לביצוע עבודתכם וגם לתחושת הסיפוק בעבודה.

גמישות

בנוסף לנאמר בסעיף הקודם כדאי לשמור על פתיחות ולא להתקבע על הרעיונות והתפישות שלנו לגבי איך דברים אמורים להתנהל. אנשים נוטים "להינעל" על העמדות שלהם וכך נגררים לוויכוח חסר פתרון, במקום לנסות ולהבין שהצרכים – אלה הנמצאים מאחורי העמדות – יכולים להיות דומים. חשוב לזכור שהמטרה של כל חברי הצוות היא משותפת: הצלחת המשימה.

עצות למנהל

כל מנהל צריך לשאול את עצמו כיצד הוא יכול לשפר את תפקוד הצוות. איך ליצור שיתוף פעולה ותרומה הדדית; איך למנוע מצב בו חבר צוות אחד מקלקל את הביצוע של חבר צוות אחר, ואיך למנוע תחושת תסכול בקרב אלה שמשקיעים יותר.  

שיתוף פעולה ותלות הדדית

משימות שונות מחייבות רמות שונות של שיתוף פעולה ותלות הדדית. יש להתאים את מידת התלות בין החברים בהתאם למשימה הנדרשת. חשוב להבחין בין צוותים בהם התלות נמוכה, כמו עורכי דין או נציגי שירות לקוחות; לבין צוותים בהם התלות גבוהה כמו רופאים בחדר ניתוח או שחקני כדורסל (צוותי פיתוח בהיי-טק נמצאים איפשהו באמצע). יש להתאים את תהליכי העבודה למשימה ולרמת התלות הנדרשת.

חשוב להעביר מסר ששיתוף הפעולה הוא הכרחי, גם במקרה שבו יש תחרות בונה בין חברי הצוות. כדאי לנסות ולנטרל אלמנטים של כוחנות ; ליישם תהליכי הכשרה בהם מעורבים העובדים הוותיקים; ולשמור על שקיפות לגבי תהליכים ומשימות.

ניגודי אינטרסים בצוות

כפי שכבר ציינו,  אין קבוצת אנשים שאין בה מכשולים ובעיות. חיכוכים יכולים להתבטא ביחסים עכורים בין חברי הצוות, ב"קיטורים" ותלונות, בירידה בתפוקות, בתלונות מצד הלקוחות או בחוסר שיתוף פעולה עם החלטות ההנהלה. הרבה פעמים, חריקות אלה נובעות מחרדות של חברי הצוות מאופי המשימה ומעצם ההשתייכות לצוות.

אחת הסיבות השכיחות היא ההתנגשות בין כמה תהליכים מרכזיים: הצורך בשיתוף פעולה לעומת התחרות והצורך להתבלט. האתגר המנהיגותי של המנהל הוא להפוך את הסתירה, לכאורה, בין צרכי הפרט למטרות הצוות לפתרון שבו הפרט והצוות נתרמים הדדית משיתוף הפעולה. רק בדרך זו, ניתן יהיה לגבש צוות אפקטיבי .

תגמול

אחת הדרכים להתמודד עם דינמיקות הרסניות של תחרות, היא האופן בו מתוגמלים חברי הצוות. שיטת תגמול נכונה תמנע מצב שבו חלק מחברי הצוות ירגישו מנוצלים או כמי שלא זוכים להכרה על תרומתם. אחת השיטות היא להעניק "רגעי סולו" שמאפשרים הכרה בייחודיות הפרט, ממש כמו בלהקה שבה מרבית העבודה משותפת, אך כל נגן או רקדן זוכה גם לרגע התהילה שלו. דרך נוספת היא תגמול על פי מגוון של פרמטרים. זאת אומרת, שכל חבר צוות נבחן בהתאם לתרומתו הייחודיות. כל אחד נבחן ב"ליגה" שלו. דרך שלישית היא דווקא תגמול קבוצתי, אליו מגיעים רק בהשגת יעדי הצוות כולו.

קיום ישיבות צוות

ישיבה, מעצם היותה מסגרת עבודה מוגדרת, מאפשרת חיזוק הממדים המרכזיים ההופכים קבוצת אנשים לצוות. זהו אם כן כלי מנהיגותי, אשר בשימוש מושכל יכול להוות אמצעי בידי המנהל לעיצוב תרבות, הטמעת חזון, גיוס מחויבות, הנעה לקראת יעדים, קבלת החלטות, פתרון בעיות ופיתוח עובדים.

הקשבה ותקשורת

כל מה שכתבנו בסעיף זה בהיבט של העובד נכון גם לגבי המנהל. חשוב מאוד להקשיב לצרכים של החברים בקבוצה, לזהות את מוקדי הקושי ולטפל בהם. לא להתעלם מדברים שעולים, גם אם לא נוח להתמודד איתם. לשים לב מה צריך לחזק אצל כל עובד ומה להדגיש. וכן, גם להביע עמדה, לתת פידבק (חיובי כמו גם שלילי) וכדומה. אם אתה כמנהל, וכאדם, מרגיש שאין לך את הכלים להתמודד עם מורכבות רגשית של חברי הצוות ניתן בהחלט להיעזר באנשי מקצוע.